협회 회원 대상 2회 과정…데이터 통합·보고서 작성부터 반복 업무 AI 자동화까지

“생성형 AI를 일회성 도구가 아닌 반복 가능한 업무 시스템으로 활용”


AI·디지털전환 전문기업 업플래시가 1인가구협회와 협력해 협회 회원들을 대상으로 생성형 AI를 활용한 업무혁신 실무교육을 2회에 걸쳐 진행했다.


이번 교육은 생성형 AI의 기본적인 사용법을 소개하는 데 그치지 않고, 실제 업무에서 반복적으로 발생하는 데이터 정리, 파일 통합, 보고서 작성, 구매 품의서 및 회의록 작성 등의 업무를 AI를 활용해 보다 빠르고 일관되게 처리하는 방법을 익히는 데 초점을 맞췄다.


교육은 업플래시 차경훈 대표가 진행했다. 차 대표는 AI 기반 컴플라이언스 SaaS 플랫폼 기획·개발·운영과 AX(AI Transformation) 컨설팅, 바이브코딩 및 기업 대상 AI 실무교육을 수행하고 있다.


1차 교육, 여러 업무 데이터를 하나의 보고서로

1차 교육의 주제는 ‘AI로 시작하는 업무 실전’으로, 서로 다른 형식으로 작성된 여러 업무 파일을 생성형 AI로 통합하고 이를 분석해 보고서와 프레젠테이션 자료로 만드는 실습이 진행됐다.


참가자들은 서로 다른 엑셀·CSV 파일을 하나의 표준 데이터로 통합하고, 날짜·품목명·단위 등 서로 다른 기준을 정리한 뒤 중복값과 누락값, 단위 오류 등을 검산하는 과정을 실습했다.


교육에서는 단순히 AI에게 “파일을 정리해 달라”고 요청하는 방식이 아니라, 최종 데이터 구조, 명칭 통일 규칙, 예외 처리 방식, 임의 데이터 생성 금지 등 명확한 업무 규칙을 AI에 제공해야 일관된 결과를 얻을 수 있다는 점을 강조했다. 실제 교육에서는 서로 다른 양식의 파일을 7개 열의 표준 구조로 통합하고, 중복·미기재 데이터 등을 구분해 처리하는 방법을 다뤘다.


이후 통합한 데이터를 바탕으로 주요 지표와 결론을 도출하고, 이를 한 장짜리 업무 보고서와 PPT로 완성하는 과정까지 실습했다. 교육은 파일 통합, 검산 및 단위 보정, 집계와 결론 도출, 보고서 작성, PPT 작성의 단계로 구성됐다.


2차 교육, ‘한 번 만들어 계속 쓰는’ AI 업무방식으로 확장

2차 교육에서는 1차시에서 배운 생성형 AI 활용법을 반복 업무에 지속적으로 사용할 수 있도록 ‘한 번 만들어 계속 쓰기’를 주제로 교육을 진행했다.


참가자들은 매번 동일한 프롬프트를 다시 작성하는 방식에서 벗어나, 업무에 필요한 규칙과 작업 순서, 출력 양식, 금지사항 등을 하나의 작업지시서로 만들고 이를 AI의 스킬과 프로젝트 형태로 재사용하는 방법을 실습했다.


교육에서는 구매 품의서와 회의록 등 반복적으로 발생하는 업무를 사례로 활용했다. 구매 요청 메모와 여러 견적서를 AI가 비교하도록 하고, 서로 다른 금액 기준을 동일하게 맞춰 검토하며, 입력자료에 존재하지 않는 납기나 보증기간 등은 임의로 생성하지 않고 ‘확인 필요’로 표시하도록 업무 규칙을 설계했다.


특히 반복 업무를 자동화하기 위해 입력자료의 형식, AI가 따라야 할 작업 규칙, 최종 출력 양식을 함께 표준화하는 방법을 소개했다. 이를 통해 다음 업무에서는 새로운 자료만 입력하고 간단한 명령을 내리더라도 동일한 기준과 형태의 결과물을 생성할 수 있도록 하는 것이 핵심이다.


차경훈 업플래시 대표는 “많은 사람들이 생성형 AI를 사용할 때마다 같은 업무를 다시 설명하고 비슷한 프롬프트를 반복해서 작성한다”며 “이렇게 사용하면 AI 자체가 또 하나의 반복 업무가 될 수 있다”고 말했다.

이어 “업무에 필요한 규칙과 절차를 한 번 제대로 정의하고 이를 재사용할 수 있는 형태로 만들어 놓으면 이후에는 자료만 바꿔도 동일한 업무를 빠르게 수행할 수 있다”며 “생성형 AI의 진정한 생산성은 질문을 많이 하는 것이 아니라, 조직과 개인의 업무방식을 반복 가능한 구조로 만드는 데서 나온다”고 설명했다.


업플래시는 앞으로도 1인가구협회를 비롯한 다양한 협회·기관과 협력해 회원과 실무자들이 생성형 AI를 실제 업무에 활용할 수 있도록 데이터 분석, 업무자동화, AI 스킬 구축, 바이브코딩 등 실무형 AX 교육을 확대해 나갈 계획이다.


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